80.000 beskeder senere …
Alt skal klappe, når de studerende bag årets Aarhus Symposium på fredag byder velkommen til 12 topledere og 650 studerende.
Aarhus Symposium 2017
Aarhus Symposium organiseres af studerende fra Aarhus BSS efter devisen ’Leaders of today connecting with leaders of tomorrow’.
Temaet for årets symposium, som finder sted fredag 3. november, er Leading Through Change.
I år kan man møde:
- Janina Kugel, Chief Human Ressources Officer og medlem af bestyrelsen, Siemens
- Ole Lund Hansen, Chief of Leadership Programmes, United Nations Global Compact
- Margrethe Vestager, EU’s konkurrencekommissær
- Steen Borgholm, administrerende direktør, Ecco
- Jacob Gram Alsing, Chief Operating Officer, Mikkeller
- Bjarne Corydon, Global Director, McKinsey Center for Government
- Jesper Kunde, stifter og administrerende direktør, Kunde & Co.
- Dominik Bösl, Senior Corporate Innovation Manager, KUKA
- Helle Valentin, Global Chief Operating Officer, Watson Internet of Things, IBM
- Lars Rohde, kgl. direktør for Danmarks Nationalbank
- Theis Søndergaard, produktdirektør og medstifter, Vivino
- Bo Nilsson, administrerende direktør, Nets
De har været i gang med forberedelserne i over et år. Alligevel er der ting, man end ikke som velorganiseret Excel-haj kan gardere sig imod. Som for eksempel når en palle med 2.592 flasker kildevand, der skal smøre de indbudte toplederes stemmebånd og hydrere de 650 deltagere, bliver leveret det forkerte sted.
Men Niels Mertz Poulsen, Jeppe Borg Kristensen, Asger Louie Pedersen og de 34 andre studerende, der står for at arrangere årets Aarhus Symposium, gør, hvad de kan, for at få alt til at klappe på fredag. Og først når den sidste omgang catering er serveret, og deltagerne og toplederne har forladt Fuglesangs Allé, kan de løsne et par knapper i de lyseblå skjorter.
Trækker topnavne til AU
Det er syvende år i træk, at Aarhus Symposium finder sted på Aarhus BSS på AU. Og gennem årene er det lykkedes de studerende at trække prominente topledere til. Sidste år gæstede statsminister Lars Løkke Rasmussen Aarhus Symposium. Året før lagde tidligere administrerende direktør for Novo Nordisk, Lars Rebien Sørensen, vejen forbi, kort efter at han blev kåret til verdens bedste topleder af Harvard Business Review. Og Kronprins Frederik åbnede Aarhus Symposium i 2014.
EU’s konkurrencekommissær Margrethe Vestager er blandt de 12 topledere på årets symposium.
Hvordan lykkes det et studenterdrevet arrangement som Aarhus Symposium at trække så store navne op på talerstolen?
”Vi begynder at sende invitationer ud op mod et års tid i forvejen for at se, om vi kan være så heldige, at de har en åbning,” forklarer Asger Louie Pedersen.
Men med arbejdet med travle topledere følger også en nervøsitet for ændringer i sidste øjeblik.
”Det er først, når de 12 talere er ankommet, at jeg er rolig,” fortæller Asger Louie Pedersen.
Det spidser til
I begyndelsen af planlægningen bruger de studerende i organiser-teamet et sted imellem fem og otte timer om ugen på arbejdet med årets symposium.
”Men her i ugerne op til arrangementet har vi nærmere brugt 20 timer om ugen,” fortæller Jeppe Borg Kristensen.
Det er også her, kommunikationen mellem arrangørerne spidser til.
”Vi har en aftale om, at man skal svare inden for 24 timer på en besked fra en af de andre arrangører. Men på nuværende tidspunkt skal man svare med det samme, fordi andre er afhængige af svaret for at komme videre med deres del af arbejdet,” forklarer Jeppe Borg Kristensen.
Og kommunikationen er intens. Gruppen har regnet ud, at de har sendt omkring 80.000 interne beskeder i forbindelse med planlægningen af årets symposium.
Statsminister Lars Løkke Rasmussen (V) var åbningstaler
ved Aarhus Symposium 2016. Foto: Lars Kruse
Fedt fællesskab
Arbejdet som organiser af Aarhus Symposium er frivilligt. De tre organisers er enige om, at det især er fællesskabet, der lokker.
”Der er et fedt sammenhold i gruppen. Man får et netværk, venner og nogle gode oplevelser. Det giver noget livserfaring og noget at skrive på CV’et,” forklarer Niels Mertz Poulsen.
Og så er det også givende at afvikle arrangementet, understreger de.
”Det er fedt, når deltagerne føler, at de har været til et godt og veleksekveret arrangement,” siger Jeppe Borg Kristensen.
De sidste forberedelser
Tilbage står nu at få fordelt 13.650 produkter i 650 goodiebags, få lagt 550 duge på borde og få rullet én blå løber ud. Og kildevandet? Det er kommet på plads i kølerummet og er lige som de tre organisers klar til fredag.