”Jamen, det er da sådan, vi skal gøre det!”

Chefsekretær Ninna Skafsgaard reagerede spontant, da hun under et oplæg på det første netværksmøde for administrativt personale på institutter hørte om, hvordan man andre steder modtager og sørger for information til blandt andre udenlandske forskere og ph.d.-studerende.

Siden har hun med udgangspunkt i de input, hun fik på netværksmødet, været i fuld gang med at gentænke den lokale modtagelse af udenlandske gæster på Institut for Bioscience, Silkeborg.

”Netværket skal selvfølgelig ikke være en erstatning for den ekspertise, vi kan trække på fra Internationalt Center. Men jeg synes, det er fint med inspiration til, hvordan vi kan gøre det lokalt ved at tale med andre, som sidder på et institut og derfor også ved, at meget kræver tilpasning til lokale forhold, hvis vi skal yde en god service,” siger Ninna Skafsgaard.   

Det nye netværk for administrativt personale på institutterne er inspireret af netværket TVÆRS, der er et tilsvarende netværk for sekretariatsledere på institutterne.

Lidt uden for kategori

Forskningsgruppekoordinator Dorthe Haagen Nielsen fra Institut for Datalogi er en af initiativtagerne til det nye netværk, der holdt sit første møde 12. september i Aarhus, hvilket tiltrak deltagere fra Silkeborg, Foulum, Herning og Roskilde.

”Vi på institutterne sidder med mange ting, som er lidt uden for kategori i forhold til den måde, man har organiseret supporten på i den centrale administration. Derfor giver det god mening, at vi deler viden med hinanden,” siger Dorthe Haagen Nielsen.

Relationer på tværs

Baggrunden for initiativet til netværket er desuden at skabe relationer på tværs af institutter, så for eksempel en institutsekretær, der måske sidder som den eneste med en bestemt opgaveportefølje på sit institut, har mulighed for at trække på kolleger, som har en lignende funktion på andre institutter. Netværket ønsker også gennem videndeling at arbejde for, at administrativt personale på forskellige institutter har de samme muligheder for at yde forskerne optimal service.

Ovre i Aarhus

At nærhed er et udmærket kit, når man skal skabe relationer på tværs af for eksempel geografiske skel, kan institutsekretær Winnie Grynnerup fra Institut for Bioscience, Roskilde, skrive under på:

”Jeg har altid tænkt, at det var så enormt det der ovre i Aarhus. Men det synes jeg faktisk ikke længere, fordi jeg har lært nogle at kende. Jeg har været af sted tre gange til forskellige netværksmøder gennem det seneste år, og det giver mig en oplevelse af, at der bliver kanaliseret synergi på tværs af Storebælt.”

Vælge efter emne

Selv om både Ninna Skafsgaard og Winnie Grynnerup sætter stor pris på at skabe kontakter, er det afgørende for begge, at de får et fagligt udbytte ved at deltage i møderne. Derfor er de også enige om, at det er det faglige tema, som hver gang vil være på dagsordenen, der er udslagsgivende for, hvem fra instituttet der tager til netværksmøderne. Som Winnie Grynnerup udtrykker det:

”Jeg er meget selektiv i forhold til, hvad jeg deltager i af netværk, for vi er pressede på tid på institutterne, så for mit vedkommende skal der være et konkret udbytte, hvis jeg skal bruge seks timer på at rejse til et halvanden time langt møde i Aarhus.