”Den sad lige i skabet!”
Det krævede en indsats ud over det sædvanlige fra mange AU-medarbejdere, da universitetet lagde rammer til åbningen af det danske EU-formandskab. Lone Jørgensen og Trine Graae Lundorf fra AU’s eventstab har arbejdet på begivenheden i et års tid, universitetsdirektøren agerede beredskabschef, AU’s betjente måtte slå søm i en forfløjen rød løber og AU’s fotograf stod i skyggen af statsministeren.
Det er dagen derpå på Aarhus Universitet. EU-støvet har lagt sig, efter at universitetet dagen forinden dannede rammen om dele af åbningen af det danske EU-formandskab. En begivenhed, der krævede lukning af luftrummet over Aarhus, afspærring af store dele af campus og et massivt politiopbud, fordi universitetet i en del timer husede Europa-Kommissionen med kommissionsformand Ursula von der Leyen i spidsen og den samlede danske regering.
Dagen efter den store begivenhed møder Omnibus Lone Jørgensen, der er chefkonsulent og faglig leder ved Event og Kommunikationsstøtte og Trine Graae Lundorf, der er funktionschef samme sted. De har begge været dybt involveret i planlægning og afvikling af begivenheden, siden Udenrigsministeriet sidste år ved denne tid kontaktede AU for at undersøge, om universitetet ville egne sig til at afvikle en begivenhed af denne kaliber.
Begge er lettede ovenpå et arrangement, som ifølge dem begge gik efter den meget detaljerede minutplan – med undtagelse af en forfløjen rød løber og en stak tallerkener der manglede.
”Jeg føler en lettelse og stolthed over, hvad det her sted kan samarbejdsmæssigt – og en forundring over, hvad de her gule mursten kan rumme. Aulaen så jo ud, som om den var bygget til at afvikle en plenarforsamling i,” siger Trine Graae Lundorf.
”Ja, den sad lige i skabet,” lyder det fra Lone Jørgensen.
”Vi pleger at sige, at vi er en succes, når vi er usynlige. Og de ting, der skete, som ikke var en del af planen, var noget, vi let kunne fikse.”
Det største event på AU
For Lone Jørgensen, der har været en del af AU’s eventafdeling siden 2011, er der ingen tvivl om, at dette arrangement er det største, hun har været med til at løfte. Og hun har ellers været med til at afvikle de største begivenheder på AU, hvor der også har været både kongelige, toppolitikere og topforskere fra ind- og udland.
”Jeg har ikke været med til at afvikle en så kompleks opgave som denne, hvor vi har haft så mange både interne og eksterne samarbejdspartnere, hvor bevågenheden har været så stor og sikkerhedsniveauet så højt, at det har været nødvendigt at lukke luftrummet over byen,” fortæller hun.
Fra ministeriets side blev der også stillet store krav til, hvad universitetet skulle kunne levere for at kunne være vært for den politiske del af programmet for åbningen af formandskabet, fortæller Lone Jørgensen:
”Foruden en plenarsal skulle vi kunne rumme et pressemøde, et mediecenter til presse fra ind- og udland, arbejdslokaler til politikerne, forberedelsesrum og mødesale til fire clustermøder mellem ministre og kommissærer. Desuden skulle infrastrukturen mellem de forskellige lokationer og det tekniske setup i lokalerne være i orden.”
Trine Graae Lundorf har en klar fornemmelse af, at de rammer, Aarhus Universitet kunne levere, var med til at gøre udslaget for, at Aarhus blev valgt som værtsby for åbningen af formandskabet.
Universitetsdirektør: AU gav etos til begivenheden
Universitetsdirektør Kristian Thorn var også til stede under hele afviklingen på universitetet i rollen som universitetets øverste beredskabschef klar til at indkalde den øvrige krisestab om nødvendigt. Det blev heldigvis ikke aktuelt. Universitetsdirektøren oplevede derimod et arrangement, hvor alting spillede lige efter drejebogen:
”Det er frugten af en grundig planlægningsindsats og en fantastisk eksekvering ikke mindst fra AU-ansattes side. Der er altid risiko for, at noget kan gå galt, når man afvikler et arrangement som dette. Men vi fremviste en campus, der fremstod smukkere end nogensinde, og et hold der havde styr på mindste detalje,” siger Kristian Thorn, der også fremhæver samarbejdet med ministeriet om afviklingen.
Ifølge Kristian Thorn er det en unik mulighed for AU at kunne fremvise sin campus i forbindelse med en begivenhed som åbningen af det danske EU-formandskab.
”Det er fantastisk, at regeringen vælger Aarhus Universitet som lokation for den faglige, substantielle del af programmet,” siger han og kommer med sit bud på, hvorfor AU blev valgt som ramme:
”Udover at vi kan levere en smuk infrastruktur, så emmer stedet af seriøsitet, demokrati og dialog og er i sin essens baseret på viden og fakta. Det er den etos, vi kan give til arrangementet og den seriøse samtale, der skulle finde sted her,” siger han.
Højt sikkerhedsniveau
I forbindelse med begivenheden er samtlige medarbejdere, der skulle være til stede under afviklingen, blevet sikkerhedsgodkendt af Politiets Efterretningstjeneste (PET).
”Derudover har vi haft sikkerhedsgodkendte backups på alle funktioner, som kunne træde til i tilfælde af sygdom,” fortæller Lone Jørgensen.
Allerede onsdag slog politiet ring om den nordøstlige del af campus inklusive rektoratet, Stakladen og Studenternes Hus. Medarbejdere og studerende i dette område måtte arbejde hjemmefra både onsdag og torsdag. Ingen uvedkommende måtte komme ind i bygningerne, som også blev finkæmmet af politiet med bombehunde.
”Selv det personale, der skulle levere mad til arrangementet, har skullet opgive deres fulde navn og bilens registreringsnummer til politiet. Og de skulle ankomme præcis på det aftalte tidspunkt – og ikke to minutter senere,” fortæller Lone Jørgensen.
Derudover har man arbejdet med en såkaldt ’solskinsoption’ og en ’regnvejrsoption’ – to forskellige planer afhængigt af vejret.
”Først torsdag morgen afgjorde vi sammen med ministeriet, hvilken plan vi skulle køre efter,” fortæller Lone Jørgensen.
Biksemad fra Hjemmeværnet
Også blandt betjentene fra Aarhus BSS Bygningsdrift i det nordøstre hjørne er der stemning af dagen derpå, da de mødes til frokost i betjentstuen. Denne dag er der rester – ikke fra de riges bord – men fra Hjemmeværnet, der har assisteret politiet med at afspærre campus. Biksemad, som ifølge AU’s betjente og håndværkere ikke er så ringe endda.
Både AU's betjente og håndværkere har været meget involveret i arrangementet, i særdeleshed op til, hvor alt har fået den helt store tur for at stå knivskarpt og velfriseret til begivenheden. Betjentene har også udleveret nøgler og koder til politiet i forbindelse med gennemgangen af lokalerne, hvor selv kloakdæksler er blevet løftet af under sikkerhedstjekket. De har stillet metervis af borde og stole op og hejst Dannebrog side om side med de blå EU-flag foran Aulaen og Vandrehallen. Under selve afviklingen stod de til rådighed, hvis der blev brug for dem – og det gjorde der, da der lige måtte slås et par søm i den røde løber for at holde den til jorden.
Også de er blevet sikkerhedsgodkendt til lejligheden og måtte også en tur gennem scanneren ved indgangen til Stakladen – det samme gjorde sig i øvrigt gældende for de termokander, der skulle benyttes til arrangementet.
Som sild i en tønde i pressepoolen
En anden, som var på arbejde under afviklingen, er AU’s fotograf Jens Hartmann. Han har som tidligere fotojournalist dækket den slags store begivenheder før og fortæller, at det altid er spændende, hvilke billeder man får mulighed for at tage sådan en dag.
”Det er så styret, hvor man må stå og gå – og man står side om side med andre dygtige fotografer i et afgrænset område, og man skal gøre sig umage med ikke at tage de samme billeder som alle andre. Det, det gælder om for mig sådan en dag er at få mest muligt ud af de snævre rammer, og det gik faktisk fint,” fortæller han.
”Lige bortset fra at Mette Frederiksen kom til at skygge for Brian Bech Nielsen, da de sammen tog imod von der Leyen.”
Selv kan han godt lide de billeder, der går lidt bagom den polerede facade og reflekterer øjeblikke af fordybelse, for eksempel en samtale mellem to ministre. Men de motiver er svære at få i kassen ved sådan en begivenhed. Det lykkedes ham dog at fange et øjeblik, hvor Ursula von der Leyen og Mette Frederiksen får en kop kaffe og en snak i Vandrehallen efter velkomsten og fotograferingen i Solgården.
”Det er nok mit favoritbillede fra dagen,” lyder det fra Jens Hartmann.
En kraftanstrengelse uden lige
Både Lone Jørgensen og Trine Graae Lundorf har fået udvidet deres samarbejdsflade i forbindelse med planlægningen – også internt på AU. For eksempel måtte AU IT på banen og oprette fire nye, topsikrede wi-fi-hotspots til toppolitikerne.
”Selvom vi er en stor organisation, hvor alle har pænt travlt, så er der ingen, der har sagt nej, alle har spillet med, er gået til opgaverne med stolthed og har gjort sig umage,” siger Lone Jørgensen.
Trine Graae Lundorf supplerer:
”Ja, jeg har flere gange tænkt: Shit, en sej organisation!” siger hun.
Det har også været lærerigt at opleve, hvordan både politiet og staben omkring ministre og kommissærer opererer, fortæller de. Flere ting tager de med sig i arbejdet med at planlægge og eksekvere events på AU fremover.
”For eksempel at bruge headset med øresnegl og walkie-talkie under afviklingen. For på den måde er alle involverede med på, hvad der sker og får de samme beskeder. Det var meget nyttigt og effektivt,” siger Lone Jørgensen.
Hun føler også en form for tomhed her dagen derpå, fortæller hun.
”Jeg har en slags afviklingsblues. De seneste uger, ja faktisk måneder, har været virkelig tempofyldte med opkald og mails fra tidlig morgen til sen aften. Nu er alt stille. Der er ingen deadlines og intet akut,” siger Lone Jørgensen
Trods det må der godt gå lidt tid, inden en begivenhed af denne størrelse rammer igen.
”Det har været en kraftanstrengelse uden lige, og den rammer jo ind i et årshjul af andre store begivenheder. I foråret afviklede vi blandt andet prisoverrækkelser, MatchPoints og Folkemødet på Bornholm og til september kommer årsfesten,” siger Lone Jørgensen.
Udenrigsministeriet har betalt alle direkte udgifter forbundet med afviklingen af arrangementet på Aarhus Universitet, mens universitetet har bidraget in-kind ved at stille eventmedarbejdere og bygninger til rådighed.