Dropper samarbejde med landets øvrige universiteter: AU går enegang i jagten på erstatning for forældet studieadministrationssystem

I over 25 år har det studieadministrative system STADS tjent de danske universiteter, men nu er systemet forældet, og der er hårdt brug for en afløser, for STADS lukker endegyldigt i 2027.

Derfor har landets otte universiteter siden 2018 sammen med Uddannelses- og Forskningsministeriet samarbejdet for at finde en fælles afløser for STADS, der beskrives som rygraden i studieadministrationen – ikke kun på de enkelte universiteter, men på nationalt plan. Systemet er grundlaget for helt essentielle opgaver lige fra optagelse af studerende til udbetaling af SU.

I december 2021 overlod ministeriet opgaven til universiteterne alene. Men hvor landets syv øvrige universiteter fortsat forsøger at finde en fælles løsning med DTU i spidsen for projektet, har Aarhus Universitet valgt at gå solo og leder nu efter et nyt studieadministrativt system på egen hånd.

AU: Koster mange ressourcer at blive enige med syv andre universiteter

Beslutningen sker på baggrund af grundige overvejelser om fordele og ulemper ved et samarbejde så mange universiteter imellem, fortæller universitetsdirektør ved AU, Arnold Boon.

”Når vi vælger at gå med opgaven selv, er det, fordi vi mener, at vi får et system, der passer til vore systemlandskab og vores behov. Universiteterne er trods alt også forskellige i deres it-landskab, deres digitale modenhed og deres ønsker. Og der vurderer vi, at vi bedre kan få det opfyldt ved at gå selv.”

Han peger desuden på, at beslutningen er truffet på baggrund af erfaringerne med samarbejdet gennem de seneste år.

”Vi har lært, at det koster mange ressourcer at koordinere med de syv andre universiteter og blive enige. Det kan være, de andre har lidt forskellige holdninger til, hvad de ønsker sig, og et forskelligt it-landskab. Og det koster noget at koordinere, hvad man egentlig går i udbud med,” siger universitetsdirektør Arnold Boon.

AU har allerede stået for ændringer og udskiftninger af større it-redskaber på egen hånd. Sidste år gik universitetet over til den nye læringsplatform Brightspace, ligesom det også gik i drift med et nyt system til uddannelsesplanlægning. Og snart skifter universitetet også sit eksamenssystem. Arnold Boon kalder det en større modernisering, som også gør det endnu mere oplagt, at AU finder sit eget studieadministrative system, mener han.

”De studerende tilgår ikke de enkelte systemer, men får adgang til deres oplysninger på mitstudie.au.dk. Vores system skal derfor spille ind til den portal, så de har en samlet brugerrejse. Og så kan vi tilrettelægge det efter vores behov fremfor at blive låst fast i et system, som de otte universiteter kunne blive enige om,” siger Arnold Boon.

Nyt system skal give mere data til de studerende

Funktionschefen for studiesystemer på AU Uddannelse, Trine Eske Kvitzau, fortæller, at det nye system skal give konkrete forbedringer for de studerende, når de besøger mitstudie.au.dk, der henter data fra studieadministrationssystemet.

”Det, der bliver spændende for de studerende i det her, er, at vi med det nye system får mulighed for at præsentere data på en bedre måde og på sigt præsentere noget mere data i mitstudie.au.dk.”

”Den studerende i centrum er virkelig kernen for de processer, vi sidder og kigger på, og det er noget, vi bruger rigtigt meget energi på. Det betyder, at vi gerne på sigt vil kunne sørge for, at man som studerende får den rette information stillet til rådighed i rette tid, og at man ikke får mails fra 117 steder på samme tid,” siger Trine Eske Kvitzau.

Projekt er blevet godkendt i Statens It-råd

AU forventer at kunne sende opgaven i udbud i efteråret. Der er cirka 5-10 leverandører på markedet, som kan løse opgaven, vurderer universitetsdirektøren. AU vil prækvalificere fire af dem og derefter gå i dialog og forhandling.

De første skridt i processen for at anskaffe sig et nyt system blev overstået i løbet af sommeren, da Statens It-råd godkendte projektet.

Universitetet har nu udarbejdet et udkast til et aktstykke, som i løbet af de kommende måneder bliver fremlagt for Folketingets Finansudvalg til godkendelse. Selv om AU selv finansierer projektet, skal der en godkendelse til, fordi der er tale om en så stor millionudgift. Præcist hvor stor en udgift, kan universitetsdirektøren ikke oplyse.

Arnold Boon forventer, at systemet er klar til brug i 2026 – et år inden STADS lukker.

Statens It-råd godkendte ikke bare projektet, men udfordrede sågar AU på, om ikke det var muligt at have systemet klar endnu hurtigere. Men her vil man hellere være på den sikre side, fortæller Arnold Boon.

”Oktober er den bedste måned til at skifte til et nyt system, fordi vi så har overstået optagelse af de nye studerende. Så hvis vi skulle gøre det hurtigere, skulle vi gøre det et år hurtigere, og det er meget. Det er urealistisk at fremrykke det et helt år,” siger han.

Universitetsdirektøren: Ser ikke risici ved enegang

Allerede i 2015 lød opråbet fra universiteterne til ministeriet, at der var behov for en udskiftning af STADS, fortæller Arnold Boon, der beskriver systemet som ”tudsegammelt”. Dengang aftalte universiteterne med ministeriet, at man ikke længere ville lave større forbedringer på det forældede system.   

Få år senere købte ministeriet ind på idéen om en udskiftning og sad derefter for bordenden, når landets otte universiteter og ministeriet mødtes om projektet, der fik navnet Kopernikus. Men sidste år besluttede ministeriet altså at placere hele ansvaret for udskiftningen hos universiteterne.

At AU ikke vil deltage i det fælles projekt, har umiddelbart ingen risici ifølge Arnold Boon. Heller ikke selv om man set udefra måske kunne indvende, om det ikke er billigere at finde en løsning, hvor man står flere universiteter sammen.

”Nej, tværtimod. Det er vores erfaring med markedet og de potentielle leverandører, at de faktisk er bekymrede, når de skal levere til otte forskellige universiteter, der har lidt forskellige ønsker og digital modningsgrad. Vores opfattelse er, at de i nogle tilfælde kan indregne ekstra i prisen for at tage højde for den risiko, det er, når man skal tale med forskellige universiteter,” siger han.

Forhåbning om at kunne gøre det billigere

AU skal betale en licensudgift per bruger, og det vil ifølge Arnold Boon også være tilfældet for de øvrige universiteter. De vil altså have en relativ udgift efter deres størrelse.

”I forhold til hvad de andre universiteter regnede med, dengang ministeriet sad for bordenden, har vi en forventning om, at det i hvert fald ikke bliver dyrere. Og vi har en forhåbning om, at det kan blive en lille smule billigere, i og med vi ikke har alle de koordineringsomkostninger,” siger Arnold Boon.

Det eneste, han peger på, der kunne udgøre et problem, er potentielle ændringer i uddannelsessystemet fra politisk side, inden det nye system tages i brug.

”Udfordringen er mere med hensyn til det gamle system. Hvis politikerne pludselig laver en uddannelsesreform, som har vidtgående konsekvenser for, hvordan vi administrerer vores uddannelser, så skal vi implementere det i vores gamle system STADS, og det vil selvfølgelig også skulle håndteres i det nye system, og det er bare meget dyrt. Det er lige nu min største bekymring,” siger Arnold Boon. 

Universitetet leder efter en hyldevare

AU leder ligesom de syv andre universiteters fælles konsortium efter en såkaldt cloudbaseret løsning, også kendt som SaaS – Sofware as a Service. Det betyder, at systemet leveres som en software, der kontrolleres af leverandøren og kan opdateres løbende fra leverandørens placering. STADS er derimod et system, der er installeret lokalt på AU og også kræver lokale opdateringer af AU selv.

AU vil have fat i et internationalt standardsystem, fordi det er billigere end en skræddersyet løsning, fortæller Arnold Boon.

”Vi vil vurdere, hvilket standardsystem der bedst muligt lever op til vores forventninger. Og så kan vi se, hvad vi ikke får opfyldt. Hver gang vi vil ændre i standardløsningen for at skræddersy den til vores behov og arbejdsgange, koster det ekstra. Men vi ved også godt, at der er nogle væsentlige ting, som skal udvikles ved siden af,” siger Arnold Boon.

Da der er tale om en hyldevare, forventer universitetet også, at nogle arbejdsgange må ændres med det nye system.

”Vi kommer måske til at ændre på nogle arbejdsprocesser i forhold til de studieadministrative medarbejdere, fordi vi vil have det mest effektive system,” siger Arnold Boon, der ikke kan fortælle noget om, hvorvidt det ændrer nogle stillinger på universitetet.

It-professor: Sværere at blive enige i stor gruppe

Massevis af statsligt finansierede it-projekter er gennem årene løbet ind i store problemer. For eksempel har Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden og Region Sjælland været plaget af omfattende problemer og er det stadig. Blandt mange andre tilfælde kan også nævnes SKATs gældsinddrivelsessystem EFI, der måtte lukkes og er blevet beskrevet som en skandale.

Det er netop to af de fejlbehæftede it-systemer, som professor emeritus ved IT-Universitetet, Søren Lauesen, har forsket i.

Når han forholder sig til AU’s enegang, slår han fast, at det kan være en fordel at stå alene.

”Det er rigtigt, at det er sværere at blive enige, når man er mange organisationer. Og hvis du ikke kan lave en handledygtig styregruppe, så skal man slet ikke vove sig ud i sådan noget,” siger Søren Lauesen.

Hvad er risikoen ved at gå enegang?

”Det er, at de faktisk ikke er i stand til at løfte opgaven. Og at de kommer ud med noget, der er meget forskelligt fra de andres system, så de får problemer senere, når der skal rettes ind efter nye retningslinjer, for eksempel. Lad os sige, at AU skal bruge en halv million på de ændringer, mens de andre sammen skal bruge det samme,” siger Søren Lauesen.

Da han i 2020 kiggede på status for det oprindelige projekt med ministeriet for bordenden og alle universiteter involveret, kunne han ikke se, at projektet rykkede sig særligt meget.

Realistisk tidsramme

Om et offentligt it-projekt bliver en succes, afhænger af, om universitetet helt ned i detaljen er klar over, hvad det egentlig leder efter, forklarer Søren Lauesen.

I alle de projekter, han har undersøgt, som går helt eller delvist galt, har køberen ikke klart defineret, hvad systemet skal kunne.

”Det er vigtigt, at de gør op, hvad de skal have i stedet. Hvad skal det nye system kunne, siden de ikke er tilfredse med det gamle? Hvis de har nogle identificerede problemer, de vil have fjernet, kan det kræve, at de går enegang, men så skal de have identificeret, hvad det er,” siger han.

Er det realistisk, at AU har et system på plads om fire år?

”Det har de større chance for end de andre universiteter, der skal blive enige,” siger han.

Korrekturlæst af Charlotte Boel.