Da Marta Jackowska, som er ph.d.-studerende ved Institut for Virksomhedsledelse, sammen med sin kollega, professor Jakob Lauring, gik i gang med at undersøge brugen af virtuelt arbejde og digitale møder, havde hun ikke forudset, hvor højaktuelt emnet pludselig ville blive.

Projektets spørgeskemaundersøgelse blev nemlig sendt ud til fem danske organisationer godt et år, før coronavirus ramte Europa og tvang arbejdspladser verden over til akut at omlægge arbejde – og undervisning – til digitale løsninger.

Forskningsresultaterne er med andre ord kun blevet mere relevante siden. Og selvom svarene er fra før, alt blev virtuelt, mener Marta Jackowska, at de kan bidrage med vigtig indsigt i, hvordan man får mest muligt ud af de digitale redskaber.

”Vores forskning viser, at hvis kulturen i en organisation ikke er skabt til at arbejde sammen virtuelt, kommer de digitale værktøjer heller ikke til at virke. Jeg tror, at corona-situationen for mange bliver et wakeup-call om, at teknologi ikke er en magisk løsning i sig selv. Det er noget, vi alle sammen skal lære at bruge,” siger hun.

Møderne skal ikke være som endnu en e-mail

At lære at arbejde virtuelt handler rent praktisk om alt, fra at alle medarbejdere til at begynde med skulle lære at planlægge et møde i Zoom til på et mere avanceret niveau at skulle udnytte de forskellige værktøjer i programmet, som for eksempel at man også digitalt kan tegne på skærmen, på samme måde som hvis man havde et whiteboard i et mødelokale. På den måde bliver det virtuelle møde ikke funktionelt dårligere end det fysiske.

Men det virtuelle arbejde stiller også nye krav til lederne, som skal lære at bruge de digitale løsninger til de rigtige ting.

”Når møder er virtuelle, kræver det, at man planlægger tiden. Der skal være et klart formål med at mødes. Det er vigtigt, at mødet ikke bare kunne have været endnu en e-mail,” siger Marta Jackowska.

Planlæg tid til smalltalk

Samtidig er det vigtigt – især i den nuværende corona-situation – at møderne ikke kun handler om fordeling af arbejdsopgaver, men også bruges til at erstatte noget af det sociale, som går tabt, når man ikke møder fysisk på sin arbejdsplads.

”Normalt går det af sig selv, at vi smalltalker, inden et møde starter, men i virtuelle møder skal det skemalægges. Selvfølgelig kan 50 mennesker ikke sidde og småsnakke sammen på Zoom. Men så kan man lave breakout rooms med tre personer i hver,” siger Marta Jackowska.

En anden måde at skabe det sociale rum online er at holde et ugentligt møde, som kan træde i stedet for de møder, som med Marta Jackowskas ord normalt finder sted ved kaffemaskinen.

”Det kan godt føles kunstigt til at begynde med, men det bliver bedre over tid,” siger hun, baseret på både sin forskning og egen erfaring.

Præcis som med whiteboard-funktionen er det noget, der skal læres.

Lederne skal vise forståelse

Marta Jackowska mener også, at ledere kan skabe et bedre virtuelt arbejdsmiljø i den nuværende situation ved at anvende det, hun kalder en mere menneskelig tilgang til deres ansatte.

”De skal have forståelse for, at mange ansatte ikke er så produktive som normalt, og at de ikke nødvendigvis bliver det lige foreløbig. Og de skal også være gode til at kommunikere det klart.”

I et andet forskningsprojekt, hvor Marta Jackowska har lavet observationer i en dansk virksomhed, hæftede hun sig ved, at en af lederne løbende holdt en til en-møder med hver medarbejder – online.

”De tog temperaturen på, hvordan det går hos den enkelte, bare en kort snak med mulighed for at tage ting op, som man ikke har lyst til at vende på et større møde.”

Teknologien er ikke problemet – det er isolationen

Præcis ligesom teknologien ikke er en løsning i sig selv, understreger Marta Jackowska, at den heller ikke er problemet, når det virtuelle arbejde ikke fungerer. Det er følelsen af isolation.

”Det er både den fysiske distance fra kollegerne, men også den følelsesmæssige afstand, som kommer af, at man i mindre grad føler sig som en del af et team, når man sidder alene og ikke kan se sine kolleger.”

I forskningsprojektet kommer det til udtryk ved, at de ansatte har en oplevelse af ringere videndeling i deres team, når de fysisk sidder hver for sig, sammenlignet med når to teams, der sidder i hver sin afdeling, mødes online.

Hun håber, at fremtidig forskning kan kaste lys over, hvordan man kan mindske følelsen af afstand og isolation, selvom der arbejdes virtuelt.

Samtidig understreger hun, at der er stor forskel på at få hjemmearbejdet til at fungere, alt efter om det er selvvalgt eller påtvunget.