Styr på MatchPoints Seminar 2017? Ja, alt andet ville være en dødssynd!
Hvor høj er Hendes Majestæt Dronning Margrethe II egentlig? Hvem ligger inde med 37,5 meter snoet, blank møbelsnor i en speciel mørk rød nuance? Og hvem er det nu blandt de 439 deltagere, der er vegetarer, og hvem er det, der har problemer med ryggen? Lone Jørgensen og Elena Nielsen fra Events og Kommunikationsstøtte har både hovederne og hænderne fulde med de sidste praktiske forberedelser til "MatchPoints Seminar 2017 - Reformationen og det danske samfund," der finder sted på AU i weekenden.
Kommunikationsmedarbejder Elena Nielsen tilbragte forleden det meste af en halv dag i dunsten fra rensebenzin, da hun havde fået til opgave at rense gamle klistermærker af syv store plastrør. Og sådan er der så meget, man må tage med, når alt skal klappe til MatchPoints Seminar 2017.
Plastrørene har specialkonsulent Lone Jørgensen lånt af kontakter fra et firma i Aarhus, hvorfra hun også har lånt 700 hvide plastbolde.
"Ideen er, at deltagerne skal stemme på den dødssynd, som de mener er mest oppe i vores tid, og det er et event, vi laver primært i samarbejde med Aarhus 2017. Vi har fået lov til at låne noget materiale, som vi har konverteret til ni roll ups," fortæller Lone Jørgensen og fortsætter:
"Syv roll ups fortæller om de syv dødssynder, og de to sidste beskriver, hvorfor det er relevant at forholde sig til dødssynderne i forbindelse med en konference om Reformationen. Hvilket hænger sammen med, at de syv dødssynder var vældigt oppe på Luthers tid, da han kritiserede den afladshandel, der var forbundet med synd, hvor man ved at købe afladsbreve købte sig til frelse."
Det store Excel-ark
- og virkeligheden
Lone Jørgensen har stået for det praktiske i forbindelse med at arrangere MatchPoints de seneste fem år, men det er første gang i år, at hun har skullet forholde sig til alt det praktiske omkring deltagerne til konferencen, og det er den opgave, som har givet anledning til flest går hår i hovedet på de to kvinder trods det, at de har samtlige deltagere placeret i et stort Excel-ark.
"Men så kommer der tilmeldinger til frokosten, eller også kommer der afmelding til middagen, eller også er der nogen, der alligevel skal med bussen, som kører til Musikhuset, eller også er der nogen, der alligevel ikke skal køre med den. Og så er der dem, der er vegetarer, og dem, der har en dårlig ryg, og som vi derfor skal tage særlige hensyn til. Så det er deltagerkuverter op af kasser og deltagerkuverter ned i kasser igen," siger Lone Jørgensen.
Hendes Majestæt Dronning Margrethe II's velbefindende er også et anliggende for Lone Jørgensen og Elena Nielsen.
"Majestæten skal sidde ned i to timer, så det er nok ikke rimeligt, at hun skal sidde i en af de stole, vi ellers sætter frem, så vi skal have skaffet en mere behagelig stol til hende. Vi skal for resten også have fundet ud af, hvor høj hun er, og vi skal også kende højden på de øvrige talere, så mikrofonen er indstillet, så alle kan tale i den," forklarer Lone Jørgensen.
Så I indstiller højden på mikrofonen ud fra et gennemsnit af talernes højder?
"Det er yet to come, for det er vi ikke kommet til endnu."
Der skal være stil over det
Også det at forhindre pressen i at komme for tæt på Hendes Majestæt er det tænkt på i Events og Kommunikationsstøtte. Og til formålet har Elena Nielsen efter en del besvær fremskaffet 37,5 meter blankt, snoet møbelsnor i en særlig mørk rød farve, som skal trækkes gennem huller i tunge messingstandere, og dermed udgøre en afspærring mellem pressen og Hendes Majestæt.
Hvorfor finder I ikke bare noget gaffatape eller låner noget af politiets plastbånd i stedet for alt det besvær?
"Nej, det ville bare ikke være i orden, der skal være stil over det," lyder det kontant fra Lone Jørgensen.
Stil er der også over buketterne til Hendes Majestæt.
"De er farvekodet! Blomsterleverandøren har fået MatchPoints' logo, så hun har kunnet afstemme farverne så meget som muligt, og det gælder både den buket, som Majestæten får om formiddagen i Søauditorierne, og den buket, hun får om aftenen i Musikhuset," forklarer Lone Jørgensen.
Og det er vel nærmest unødvendigt at nævne, at Lone Jørgensen har reserveret et hjørne af sit kontor til en paraply til Hendes Majestæt, ifald det skulle regne i løbet af lørdagen.
Dear Frank
Også formidling af praktiske oplysninger til de i alt 65 oplægsholdere, som blandt andre tæller den verdensberømte professor Francis Fukuyama fra Stanford University, står de for i Events og Kommunikationsstøtte.
"Hvad angår Francis Fukuyama har vi haft en meget nede på jorden-korrespondance. Vi har kommunikeret direkte med ham, og det er bare "Dear Frank", fortæller Lone Jørgensen.
"Dear Frank" er i øvrigt på vej - i hvert fald tweetede Francis Fukuyama i går: "Heading to Denmark for a conference this weekend on the 500th anniversary of the Protestant Reformation."
