Universitetsdirektør Arnold Boon og den øvrige universitetsledelse har haft den store lommeregner fremme dette forår og har særligt nidkært gennemgået AU’s budget for de kommende fire år. Og på den baggrund har universitetsledelsen regnet sig frem til, hvor meget AU skal spare de kommende år. Nogle vil måske kalde antallet af millioner, der skal spares, for et problem. Universitetsdirektøren kalder det en udfordring.

”Som følge af finansloven har vi frem til 2019 en udfordring, som vi har estimeret til samlet set 280 millioner kroner i manglende indtægter, så vi har skullet finde tilsvarende besparelser.”

Dem har universitetsledelsen nu fundet – eller de har lagt en plan for, hvordan de skal findes. Universitetsledelsen har overordnet kastet sit blik på administration, på universitetsledelsens strategiske midler og på bygningsdrift, herunder el, vand og varme.

De besparelser på 100 millioner kroner, som allerede er igangsat i administrationen i årene 2015-2019, indgår i universitetsledelsens spareplan.

”De tre tiltag giver en effektiv besparelse, men det når vi ikke i mål med alene, så resten af besparelserne skal findes på fakulteterne og institutterne. Og det gør man på forskellige måder. På Arts betyder dimensioneringen og uddannelsesbesparelserne, at fakultetet bliver mindre. Så der kigger man på effektivisering af uddannelse og besparelser på uddannelser og uddannelsesadministration. Omvendt vil BSS næsten kunne komme i mål ved at bidrage mindre til administration og bygningsdrift,” forklarer universitetsdirektøren.

Arnold Boon understreger, at den udmeldte plan er en overordnet ramme, der udstikker et sparekrav til fakulteterne. Nu er det op til fakulteterne og de enkelte institutter at udmønte den i konkrete besparelser. Af samme grund kan medarbejdere og studerende først på den anden side af sommerferien forvente at få svar på, om og i så fald hvordan besparelserne rammer dem.

LÆS OGSÅ: Fællestillidsrepræsentant: Afgørende, at der er god tid til indfasning af besparelser

”Man skal huske, at det er en løbende tilpasning. Det er ikke sådan, at der kommer drastiske nedskæringer, som man har set tidligere på AU og på andre universiteter. Men vi skal løbende forholde os til, hvordan vi skal prioritere, og hvordan vi skal effektivisere administrationen og uddannelserne.”

Ingen større fyringsrunde forude, men fyringer kan forekomme

Arnold Boon er efterhånden flere steder citeret for, at han ikke forventer en fyringsrunde som den tilbage i 2014, omvendt lægger han heller ikke skjul på, at besparelserne kan føre til afskedigelser.

Har du et overblik over, hvor mange ansatte der forsvinder, og hvor mange stillinger der bliver nedlagt i forbindelse med besparelserne?

”Nej ikke endnu. Det er en proces, der finder sted efter sommerferien. Der er ingen tvivl om, at vi bliver færre. Men igen, det er løbende tilpasninger, og vores personaleomsætning er betydeligt større end det, der alt i alt skal spares. Derfor kan tilpasningen langt hen ad vejen ske ved naturlig afgang,” forventer Arnold Boon.

Han fortæller videre, at det også har bestyrelsens interesse, hvor mange stillinger der nedlægges:

”Og der har vi sagt, at vi vender tilbage med et tal, når fakulteterne har konkretiseret deres spareplaner.”

Forlænger besparelserne på administrationen

I forbindelse med budgetplanen har universitetsledelsen for nylig besluttet at forlænge den årlige besparelse på to procent på administrationen, som ellers løb fra 2015 og frem til 2019. Foreløbig vil sparekravet også gælde i 2020. Men beslutter politikerne at forlænge omprioriteringsbidraget til at gælde ud over de nuværende fire år, kan en yderligere forlængelse komme på tale, siger Arnold Boon. Han finder det oplagt, at administrationen i så fald også skal holde for.

”Hvis universitetet fremadrettet pålægges en to procents-besparelse fra politisk side, vil det være ulogisk at udmønte den besparelse på vores kerneopgaver og friholde administrationen,” siger han.

Smartere administration, men hvordan?

På trods af forlængelsen af den årlige besparelse på administrationen holder Arnold Boon fast i sin udmelding om, at besparelserne ikke per automatik fører til, at opgaverne på de administrative medarbejderes borde bliver færre.

”Vi skal kigge på, om vi løser de rigtige opgaver. Men jeg mener stadig, at vi ud over at prioritere i vores opgaver skal blive ved med at levere en god administrativ service ved at optimere og digitalisere vores arbejdsgange eller gennem digitalisering og procesoptimering. Vi skylder vores forskere og studerende at blive ved med at udvikle administrationen.”

Kan du give konkrete eksempler på processer, der kan optimeres i administrationen?

”Hidtil har det været sådan, når vi ansatte nye medarbejdere, at sekretærer havde syv post-its siddende på deres skærm med ting, de skulle huske. For eksempel at få tilmeldt den nye medarbejder til det ene og det andet system og få bestilt adgangskort med mere. Frem til årsskiftet implementerer vi et nyt system, der hedder ’Tjek&go’. Her bliver hele processen digitaliseret i én arbejdsgang frem for de mange manuelle arbejdsgange,” forklarer Arnold Boon.

Han fortæller også, at man netop nu er i gang med at arbejde på ét fælles uddannelses- og planlægningssystem, frem for de tre systemer, der findes på AU i dag.

Kan det også være sådan noget som at lade medarbejderne selv gå ud med skraldet osv.?

”Nej, jeg tænker mere på de administrative processer. Der kan vi stadig optimere antallet af handlinger i en proces og også se på tilbageløb, som jo også kan kaldes spild. Der, hvor man skal tilbage i processen, fordi sagen ikke har været fuldt oplyst. Det kan man gøre ved at lave mere præcise beskrivelser af den administrative proces.”

Usikkerhedsmomenter

Selvom universitetsledelsen så nidkært har forsøgt at danne sig et præcist overblik over AU’s økonomi de kommende år, er regnestykket præget af usikkerhedsmomenter.

Blandt andet er det svært at forudse de studerendes adfærd, når det gælder studiefremdrift, fortæller Arnold Boon.

”Men endnu mere vanskeligt er det, at vi også er afhængige af de andre universiteters adfærd. Selvom AU gør det godt, afhænger den samlede færdiggørelsesbonus også af, om de andre universiteter klarer sig godt, så det er ekstremt vanskeligt at forudse,” siger han.

Og så er der jo også den kommende finanslov, som præsenteres i sensommeren. Til den siger Arnold Boon: 

”Vi må nok forvente, at to procents-besparelserne (omprioriteringsbidraget, red.) er kommet for at blive. Til gengæld mener jeg også, der er signaler om, at regeringen mener det alvorligt, når den siger, at den har en målsætning om at bruge én procent af bruttonationalproduktet på forskning. Hvis det står ved magt, er det næppe sandsynligt, at der kommer flere besparelser på forskningsområdet.”