Rigsarkivet har ringet: Dietmar står på hovedet i støvede papkasser og gulnede ringbind for at sikre danmarkshistorien for eftertiden

Følg med!

Vi opdaterer løbende omnibus.au.dk med nyheder.

Gå ikke glip af nyt fra Omnibus: 

 

 

Tilmeld dig nyhedsbrevet

Blandt gamle VHS-bånd og gulnede mapper leder Dietmar Berkner efter den danmarkshistorie, der skal gemmes til eftertiden i Rigsarkivet.

26.08.2020 | Miriam Brems og Roar Lava Paaske (fotos)

Rutineopgave: Opgør, hvor meget arkivmateriale (vi taler om udvalgte papirarkivalier fra perioden 1992 til 2001) hvert fakultet har stående, og send dele af det til Rigsarkivet. Manden, der har fået den opgave, er Dietmar Berkner. Foto: Roar Lava Paaske

Fakta: Hvad har de gjort på de andre fakulteter?

Aarhus BSS

Aarhus BSS har valgt at hyre hjælp til aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet. Fakultetet oplyser, at selve gennemgangen af arkivalierne har kostet 68.510 kr., mens nedpakning og aflevering af de 423 hyldemeter, fakultetet skal aflevere, er sat til at koste 234.832 kr. eksklusive moms.

Natural Sciences og Technical Sciences

Arbejdet med tilsyn 2020 og registrering af materiale til Rigsarkivet begyndte, inden Science and Technology blev delt i to fakulteter, og det har været op til fakultetets enheder selv at beslutte, om opgaven med at registrere materialet skulle udføres af enhederne selv eller ved et eksternt firma. På de nu to fakulteter tilsammen er der registreret omkring 70 hyldemeter arkivmateriale, hvoraf Rigsarkivet endnu ikke har bestemt, hvor meget der skal afleveres, og hvor meget der skal kasseres. Derudover har det nuværende Faculty of Technical Sciences nogle gamle samlinger, blandt andet data fra en landsdækkende jordbundskortlægning. Afleveringerne af de samlinger er udskudt til 2021.

Health

Health har ligesom Aarhus BSS valgt at få hjælp til arbejdet fra en konsulent ved Rigsarkivet, som har gennemgået fakultetets arkiver.

HR-IT

Ud over papirarkivalierne skal offentlige myndigheder også aflevere elektroniske arkiver i form af bevaringsværdig data fra de digitale systemer, myndigheden bruger. Derudover har AU skullet indberette, hvilke systemer universitetet bruger til at opbevare data. Den del af arbejdet har HR-IT stået for. Derudover skal HR-IT stå for at opgøre centraladministrationens papirarkivalier.

Arkivmateriale, som ikke dømmes bevaringsværdigt, kan i princippet kasseres, hvis fakulteterne ikke selv ønsker at gemme dem. Det foregår enten ved makulering eller ved, at materialet bliver kørt direkte til forbrænding, afhængig af om der er personfølsomme oplysninger i det.

Dietmar Berkner opfordrer de nysgerrige til at selv at dykke ned i Rigsarkivet materiale

Rigsarkivet har ringet med en rutineopgave: Universitetet skal opgøre, hvor meget arkivmateriale hvert fakultet har stående, og indsende dele af det til bevaring. Fakulteterne skal med andre ord aflevere udvalgte papirarkivalier fra 1992 til 2001. Det drejer sig om alt fra gamle mødedagsordener og referater fra fakulteternes råd og nævn over eksamensprotokoller til journalsager foruden specialer til og med år 2006. 

Derudover skal fakulteterne, ligesom alle andre offentlige myndigheder i landet, som en del af tilsyn 2020 opgøre, hvor meget papirmateriale fakultetet i det hele taget har stående på arkivhylderne, målt i hyldemeter.

Der er helt sikkert ikke blevet gemt for lidt … 

På Arts har den opgave udviklet sig til et større detektivarbejde. For fakultetet, der i dag tæller tre institutter, fordelte sig tidligere på to fakulteter og 25 institutter med hver sine arkiver. Nu skal alt gennemgås, sorteres, registreres, indberettes – og for materialet fra 1992 til 2001’s vedkommende indleveres til Rigsarkivet. Og manden, der har fået den opgave, er Dietmar Berkner. Han er uddannet historiker fra AU, og inden årets udgang skal han have finkæmmet omkring 30 depotrum. 

Dietmar Berkner viser rundt i et af Arts’ mange depotrum. Her ligger grovsorterede mapper i sirlige bunker på en reol.

”Der er helt sikkert ikke blevet gemt for lidt,” konstaterer Dietmar Berkner og fortsætter:

”Men hellere gemme for meget end smide noget forkert ud.” 

I et depotrum står 75 kasser stablet i en lige række. De er fra Antropologi og indeholder alene studentersager. 

”Det kan man så i princippet gange med antallet af uddannelser på Arts,” siger Dietmar Berkner. 

Nede i hver kasse ligger en mindre arkivkasse for hver eneste studerende, der har gået på studiet fra slutningen af 1960’erne til 2012, med afleverede eksamensopgaver, meritoverførsler, klager over karakterer osv. I kasserne finder man også hver studerendes speciale. Og det er kun det, Rigsarkivet er interesseret i, fortæller Dietmar Berkner.

Alle kasserne skal gennemgås og specialerne plukkes ud og pakkes ned. Den opgave lander dog ikke på Dietmar Berkners skrivebord – den tager en studentermedhjælper sig af. 

Had-kærlighedsforhold til opgaven

”Jeg har et had-kærlighedsforhold til opgaven her. Jeg er god til systemer og til at skabe overblik og rydde op. Men det er meget omfattende at rydde op i,” siger han.

Også større, end han først havde regnet med. Han har været i gang i snart to år, først på deltid, siden 37 timer om ugen, hvoraf hovedparten går med sortering og registrering i arkivrummene. Og deadline for opmålingen af Arts’ papirmateriale den 1. september rykker tæt på med en hastighed, Dietmar Berkner ikke bryder sig om.

470 kilometer papir

Dietmar Berkner skal helt bogstaveligt måle op, hvor mange hyldemeter Arts’ papirarkivalier fylder. Det kan måske lyde unødigt bureaukratisk at skulle forbi samtlige reoler med tommestokken. Især med tanke på, at samme krav gælder alle offentlige myndigheder i landet. Men det er ikke uden grund.

Rigsarkivet har med sine 470 kilometer papirarkivalier allerede nok historisk materiale stående til at række fra Frederikshavn til Kiel i Tyskland – og lidt mere til. Og hvert år vokser samlingen med 7-8 kilometer. For at kunne vurdere, hvor meget magasinplads de får brug for i fremtiden, bliver Rigsarkivet derfor nødt til at vide, cirka hvor meget de kan forvente at få ind i samlingen.

Foto: Torben Eskerod/Rigsarkivet

Rigsarkivet gemmer sine 470 kilometer papirarkivalier i magasiner i København, Odense, Viborg, Aabenraa og et fjernarkiv i Aarhus. En strøgtur i samlingen for Rigsarkivets forskere er ikke en mulighed: Arkivhylderne kan kun tilgås med en særlig gaffeltruck. 

Samler ind til fremtidens forskning

Rigsarkivets tilsyn 2020 har dog andre – og mere tungtvejende – formål end at spå om fremtidens behov for opbevaringsplads. Dels skal tilsynet sikre, at myndighederne opbevarer arkivalierne sikkert, indtil de skal afleveres. Dels giver tilsynet overblik over, hvilket materiale myndighederne skal aflevere i fremtiden.

”Det handler om at sikre, at vores dokumentation af danmarkshistorien ikke forsvinder. Helt nede fra det personlige plan til det allerhøjeste udenrigspolitiske niveau. Vi samler ind til det, man måske i fremtiden vil ønske at forske i,” siger Lif Jacobsen, der er arkivar og forsker ved Rigsarkivet.

Inden papirarkivalierne pakkes ned, skal de renses for metal og plastik, som i det lange løb kan skade papiret. Plastikchartek, papirclips, spiralrygge osv. skal derfor fjernes. Grænsen trækkes dog ved hæfteklammer. Når papiret er renset, skal det pakkes ned i arkivæsker, der tildeles et bestemt nummer, og indholdet inddateres i Rigsarkivets system. ”Det er meget simpelt, men det er forbløffende, hvor mange fejl der kan ske i processen,” siger Dietmar Berkner.

Lige nu er der for eksempel stor interesse for gamle meteorologiske data til at forske i klimaforandringer og en stigende interesse for gamle sundhedsdata, som pludselig kan bruges til forskning, fordi de kan linkes digitalt, fortæller Lif Jacobsen.

”Alt dansk historisk forskning er jo afhængig af det her. Vi ville ikke have mange historiske institutter uden et rigsarkiv. Vi skal forholde os til, hvad man skal bruge om 400 år, ikke kun hvad man skal bruge lige nu,” siger forskeren.

Dengang man sad i ’journalen’ til daglig

Sidst, der var tilsyn på Arts, var i 2012. Det er på baggrund af det tilsyn, at fakultetet nu er blevet bedt om at aflevere papirarkivalier for primært perioden 1992-2001 og specialer til og med 2006. 

I praksis er en del af det materiale, Dietmar Berkner ender med at indsende, dog ældre.

”Mange ting, der burde have været afleveret, er ikke blevet det. Jeg gik tilbage i universitetets historie og undrede mig over, at eksempelvis referater fra nogle studienævn fra 1970’erne ikke var afleveret til Rigsarkivet. Så dem har jeg ledt efter – og fundet – så de nu kan blive afleveret,” siger Dietmar Berkner.

Nogle af de mere kuriøse genstande, der er dukket op i arkiverne, er gamle kassette- og VHS-bånd, der er blevet afleveret sammen med specialer, for eksempel med de musiknumre på, som studerende på Musikvidenskab har analyseret. De bliver ikke indleveret til Rigsarkivet, da det ville være for dyrt i tid og penge at digitalisere dem alle.

Arbejdet bliver yderligere kompliceret af, at mange af de ansatte på AU, der i sin tid stod for arkiverne, ikke længere arbejder på universitetet.

Den udfordring er ifølge Niklas Thode Jensen, seniorforsker og arkivar ved Rigsarkivet, ikke unik for hverken Arts eller AU og kan gøre arbejdet med at indsende materialet til Rigsarkivet vanskeligere, end den tidligere har været.

”Ikke fordi opgaven i sig selv er større, men fordi man ikke bruger materialet til daglig. Før i tiden sad der ansatte og arbejdede i ’journalen’ til hverdag. I dag bruger de ansatte ikke arkivalierne ret meget og er ikke vant til at finde rundt i dem,” siger han.

Arkiverer efter hver deres system

Billede af overblik over loftet på Tåsingegade: et af de omkring 30 arkiv- og depotrum, Dietmar Berkner har opstøvet på Arts. ”Det værste er genbrugskasser, hvor der står én ting på kassen, men der er noget helt andet i. Og så er der min yndlingskategori: Diverse blandet,” siger han. Ironi kan forekomme.

Et andet benspænd er, at arkiveringen ikke er blevet gjort ens på tværs af de 25 gamle institutter og deres råd og nævn.

”Alle har sagsbehandlet, men de har arkiveret efter hver deres system, og nogle har endda ikke været konsistente internt, fordi systemerne er skiftet sammen med de ansatte,” siger Dietmar Berkner.

Dietmar Berkner vurderer, at han bruger omkring tre fjerdedele af sin arbejdstid med at sortere i arkiver som dette. Resten går med mere klassisk kontorarbejde – blandt andet at registrere arkivalierne i store Excel-ark.

Dietmar Berkner håber stadig, at han kan nå sin første deadline den 1. september, hvor tilsynet af fakultetets arkiver skal være færdigt. Og den næste ved årets udgang, hvor afleveringen også skal være overstået.

Her skal alle de arkivalier, der skal afleveres, være pakket ned og sendt ind til Rigsarkivet, hvor de bliver føjet til den allerede 470 kilometer lange samling. Materialet fra AU bliver i udgangspunktet opbevaret i Rigsarkivets magasin i Viborg, så forskerne lettest muligt kan tilgå det, hvis det bliver relevant.

Administrationschef på Arts, Ole Jensen, regner med, at gennemgangen og nedpakningen af arkivalierne til den tid har kostet fakultetet i omegnen af en million kroner.

Ikke sidste runde

Selvom stort set alt i dag digitaliseres, regner Lif Jacobsen, forsker ved Rigsarkivet, ikke med, at det er sidste runde med tilsyn og aflevering af papirarkivalier.

”Lidt kækt kan man sige, at vi er ved at tømme den offentlige sektor for papir, og vi har en forventning om, at det sker inden for ti år. Men vi tilrettelægger vores arkivindsamling efter, hvordan virkeligheden er ude i myndighederne, og nogle af dem er ikke klar til at udfase papir endnu,” siger hun.

Hendes kollega Niklas Thode Jensen skyder på, at næste runde fra AU bliver hentet om cirka ti år. Og der er en chance for, at det til den tid er de sidste papirarkivalier på universitetet, der skal sendes ind. 

”Vi vil gerne hente det ind hurtigst muligt, for jo længere tid det står hos myndighederne, jo større risiko er der for, at det går til. Hver sommer har vi jo skybrud, og hvis der kommer vandskader, er arkivalierne ødelagt for altid,” siger han.

I et hjørne af et arkivrum står en to meter høj stak sammenfoldede flyttekasser. De repræsenterer et par dages arbejde. Kasserne har Dietmar Berkner tømt og sorteret.

Når tiden for næste indlevering kommer, håber Dietmar Berkner, at arbejdet ikke er helt lige så stort på Arts.

”Målet er også at få ryddet op i arkiverne, så vi ikke står med samme problem igen om ti år.”

Fakta: Hvad har de gjort på de andre fakulteter?

Aarhus BSS

Aarhus BSS har valgt at hyre hjælp til aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet. Fakultetet oplyser, at selve gennemgangen af arkivalierne har kostet 68.510 kr., mens nedpakning og aflevering af de 423 hyldemeter, fakultetet skal aflevere, er sat til at koste 234.832 kr. eksklusive moms.

Natural Sciences og Technical Sciences

Arbejdet med tilsyn 2020 og registrering af materiale til Rigsarkivet begyndte, inden Science and Technology blev delt i to fakulteter, og det har været op til fakultetets enheder selv at beslutte, om opgaven med at registrere materialet skulle udføres af enhederne selv eller ved et eksternt firma. På de nu to fakulteter tilsammen er der registreret omkring 70 hyldemeter arkivmateriale, hvoraf Rigsarkivet endnu ikke har bestemt, hvor meget der skal afleveres, og hvor meget der skal kasseres. Derudover har det nuværende Faculty of Technical Sciences nogle gamle samlinger, blandt andet data fra en landsdækkende jordbundskortlægning. Afleveringerne af de samlinger er udskudt til 2021.

Health

Health har ligesom Aarhus BSS valgt at få hjælp til arbejdet fra en konsulent fra Rigsarkivet, som har gennemgået fakultetets arkiver.

HR-IT

Ud over papirarkivalierne skal offentlige myndigheder også aflevere elektroniske arkiver i form af bevaringsværdig data fra de digitale systemer, myndigheden bruger. Derudover har AU skullet indberette, hvilke systemer universitetet bruger til at opbevare data. Den del af arbejdet har HR-IT stået for. Derudover skal HR-IT stå for at opgøre centraladministrationens papirarkivalier.

Arkivmateriale, som ikke dømmes bevaringsværdigt, kan i princippet kasseres, hvis fakulteterne ikke selv ønsker at gemme dem. Det foregår enten ved makulering eller ved, at materialet bliver kørt direkte til forbrænding, afhængig af om der er personfølsomme oplysninger i det.

Dietmar Berkner opfordrer de nysgerrige til at selv at dykke ned i Rigsarkivets materiale

Artikel, Omnibus, Omnibus, Omnibus, Omnibus

Læs også