Egentlig skulle det bare have været midlertidigt. Men samarbejdet har fungeret så godt, at gruppen har besluttet sig for at fortsætte. Institutlederne har fået den direkte indflydelse på fakultetsadministrationen, som de længe har sukket efter.

»Det er utroligt vigtigt, at vi som aftagere har indflydelse på det, vi skal aftage. Og her har vi været helt nede i maskinrummet,« siger medlem af gruppen Erik Østergaard Jensen, der er institutleder på Institut for Molekylærbiologi og Genetik.

Administrationschef Niels Damgaard Hansen har heller ikke svært ved at få øje på fordele:

»Når vi involverer institutledelsen direkte i beslutninger og prioriteringer, der angår administrationen, får de ejerskab, og så skal de også efterfølgende stå på mål for beslutningerne. Bordet fanger, og jeg forventer, at man bakker op om en fælles beslutning, selvom man som enkeltperson kan være uenig i dispositionen.«

Beslutninger ikke til alles fordel

Nogen kaffeklub har det ikke været. Gruppen har skullet prioritere benhårdt, og beslutningerne har ikke været til alles fordel, fortæller Niels Damgaard Hansen.

»Det har gjort ondt, vi har bestemt ikke været enige, så bølgerne er til tider gået højt, og der er blevet taget nogle diskussioner.«

»Det er rigtigt, at vi ikke nødvendigvis har været enige. Men ST er også en stor organisation med meget forskellige behov fra institut til institut, og det har der været forståelse for. Det har ikke handlet om at optimere situationen for sit eget institut. Tilgangen har været holistisk, og jeg synes, vi er kommet frem til løsninger, der har været gennemarbejdede og kvalificerede,« siger en anden af institutlederne i gruppen, Thomas Skjødeberg Toftegaard fra Institut for Ingeniørvidenskab.

Mere eller mindre kommunikation

Noget af det, der har givet anledning til diskussion rundt om mødebordet, er kommunikationsområdet.

»Der er ingen tvivl om, at det har været et af de områder, vi har været mest uenige om. Nogle vil have mere kommunikation – andre mindre. Der er forskellige behov for kommunikation på fakultetets institutter. Så det har vi diskuteret intenst,« fortæller Niels Damgaard Hansen.

»Vi har blandt andet diskuteret fakultetets understøttelse på kommunikationsområdet. Og jeg synes, vi har fundet en god løsning, der betyder, at vi fastholder nogle centrale kompetencer på fakultetet, som kan understøtte de forskellige decentrale behov,« siger Erik Østergaard Jensen.

Om samme emne siger Thomas Skjødeberg Toftegaard:

»Vi er et af de områder, der har brug for synlighed, så vi vægter kommunikationsområdet relativt højt. Men der har vi ikke været enige.«

At gruppen har indflydelse, fik ST Kommunikation efterfølgende at mærke. På baggrund af gruppens anbefalinger blev kommunikationsafdelingen nemlig reduceret med seks medarbejdere.

Respekt om faglighed

Selvom administrationens arbejde har været genstand for diskussion i gruppen, understreger Niels Damgaard Hansen, at tonen har været præget af både respekt og tillid. Og det er ham, der har bedt om, at arbejdsgruppen bliver permanent.

»Godt nok sidder der kun institutledere og dekanen i gruppen foruden mig, men jeg skal nok sørge for at hive administrationsfagligheden ind i kraft af funktionscheferne,« lover han.

Forståelse for forskellighed

Thomas Skjødeberg Toftegaard er også tilfreds med den permanente løsning. Han peger især på, at arbejdet i udvalget skaber forståelse på tværs af den brogede organisation, som ST er.

»Jeg synes, det er fint at gøre udvalget permanent. I så stor en organisation, som ST er, er det vigtigt, at der er forankring helt ned på institutniveau, og det kan være en svær opgave at have forståelse for hele diversiteten på fakultetet.«

Kvalificerer beslutninger

Med organiseringen af de administrative centre som en del af fakultetet hæfter Erik Østergaard Jensen sig især ved, at der ikke er langt fra beslutning til implementering:

»ST er en kæmpe butik, hvor der sker ændringer hele tiden, vi er en dynamisk organisation, og der kan meget vel være dispositioner, der ikke kan vente. Det faktum, at administrationschefen nu er en del af fakultetsledelsen, gør, at vi hurtigt kan implementere de beslutninger, der tages i fakultetsledelsen, så de ikke længere skal op omkring universitetsledelsen og ned igen. Det gør os mere fleksible og dynamiske. I dette arbejde kan den nedsatte arbejdsgruppe også komme til at spille en vigtig rolle ved at kvalificere fakultetsledelsens beslutninger i forhold til implementeringen.«

Fakta: Hvordan er det nu, det hænger sammen?

Gruppen bestående af dekan, administrationschef og institutledere på ST er et resultat af den proces, som rektor Brian Bech Nielsen satte i gang efter sin tiltræden i 2013 for at få løst de problemer, som har præget AU siden reorganiseringen af universitetet i 2011.

En intern ekspertgruppe fik i opdrag at pege på, hvor hunden lå begravet. Da den kom med sin rapport i juni sidste år, pegede den på, at centraliseringen og standardiseringen var gået for vidt på Aarhus Universitet.

Universitetsledelsen kom på den baggrund med forslag til løsning af problemerne. Og efter at ledelsens forslag havde været i høring på universitetet, forklarede rektor på et stormøde i oktober sidste år, om universitetsledelsens endelige beslutninger.

Siden har det, med afsæt i universitetsledelsens beslutninger, været op til ledelserne på de fire fakulteter at finde lokale løsninger på de lokale problematikker.