WISEflow-chef beklager: ”Vi har ikke ramt skiven”

Der har været alt andet end flow over karaktergivningen ved sommerens eksamener. Ikke på grund af de studerendes indsats men på grund af det system, der skal samle logistikken omkring eksamen et sted digitalt.

WISEflow som systemet hedder, har givet anledning til et hav af klager og store frustrationer blandt undervisere og eksterne censorer, som særligt slår ned på brugerfladen.

”Hvorfor kan man ikke bare gå direkte til en studerende, indtaste karakter, og så straks gå videre til den næste? Hvor svært kan det være!? Åbenbart meget svært…  Jeg har talt 10 forskellige trin/klik for at komme til den næste studerende. I alt blev jeg nødt til at bruge 283 klik for at indtaste karakter til 24 studerende. Det tager den samme mængde tid som at læse en mellemtyk eksamensopgave,” skrev lektor Peter Bakker i en klumme i Omnibus tidligere på sommeren.

KLUMME: WISEflow? Det tog mig 283 klik at indtaste 24 studerendes karakterer i systemet

Peter Bakkers klumme er imidlertid kun den synlige top af et frustrationsbjerg, der lynhurtigt er vokset frem i mailboksene hos de forskellige fakulteters studieadministrationer.

”Der har været en gedigen storm af klager og frustrationer, og kritikken af brugerfladen er fuldt berettiget,” konstaterer chef for studiesystemer Trine Kvitzau.

Hun får løbende indberetning om situationen og har nærmest fulgt strømmen af klager og frustrationer i realtid.

Studieadministrationen på NatTech har, ligesom de andre fakulteter, samlet de frustrationer, undervisere og eksterne censorer har henvendt sig med i løbet af sommeren, og listen er lang:

Manglende brugervenlighed, for mange klik, forvirrende navigation, dårligt tilpasset censorernes arbejdsgange, flere funktioner opleves som overflødige, risiko for fejl og så beskriver flere censorer systemet som ”det dårligste eksamenssystem, de har brugt,” og enkelte har helt opgivet at registrere karakterer eller har udtrykt modvilje mod fremtidige censoropgaver.

”Udover brugervenligheden (eller mangel på samme), har vi også fået mindst 51 henvendelser fra eksterne censorer, der ikke har kunnet finde vores blanket til afregning af rejsegodtgørelser,” skriver studieadministrationen på NatTech til Trine Kvitzau som afslutning på deres status på WISEflow.

Problemerne skal løses – nu

Årsagen til de massive frustrationer skyldes overgangen fra én version af WISEflows bedømmerværktøj til en anden.

”Tilbage i efteråret stod det klart, at der var brug for forbedringer af systemet. Men da vi fik opdateringen i marts, måtte vi desværre konstatere, at brugerfladen i den nye version er elendig. Det er træls, og jeg var hurtig til at tage fat i leverandøren og gøre dem opmærksom på problemerne,” fortæller Trine Kvitzau.

Det kunne dog ikke forhindre, at en lang række undervisere og censorer måtte benytte et system, hvor brugerfladen var alt andet end tilfredsstillende. 

”Den generelle utilfredshed med ting, der ikke fungerer, skal fikses og være løst inden vinter. Det duer ikke, at det skal tage så lang tid og være så besværligt. Og det skal i ekstrem grad forbedres for de eksterne censorer, som kun bruger WISEflow et par gange om året, hvilket kræver et system, der er helt vildt intuitivt at bruge, siger Trine Kvitzau.

Chef: ”Vi har ikke ramt skiven”

WISEflow af udviklet af UNIwise, og siden 2012 er det digitale eksamenssystem udbredt til uddannelsesinstitutioner i store dele af Europa. Systemet servicerer godt 150 uddannelsesinstitutioner med langt over en million studerende, men administrerende direktør Henrik Løvig erkender uden tøven, at den nye version af WISEflows bedømmerværktøj, som blev implementeret på Aarhus Universitet i marts, ikke er god nok.

”Med den nye version må vi erkende, at vi slet ikke har ramt skiven. Vi forstår og anerkender frustrationerne. Vi arbejder på fuld kraft for at rette op på problemerne. Det er vores absolutte topprioritet. Der er allerede sket forbedringer, og der vil efteråret igennem komme langt flere forbedringer, så problemerne ikke opstår igen, når vinterens eksamener går i gang,” siger Henrik Løvig.

Han forklarer, at forbedringer af brugerfladen allerede nu testes af ansatte på AU og andre uddannelsesinstitutioner, og at feedbacken er ”lovende.”

Målet er, at vi skal have reduceret antallet af klik med to tredjedele.

”Målet er, at vi skal have reduceret antallet af klik med to tredjedele, så det ikke kræver mere end et par klik per studerende at indberette en karakter alt efter hvilken eksamen og eksamensform, der er tale om,” lover Henrik Løvig.

Stadig tillid til WISEflow

WISEflow er udviklet som et system, der består af nogle grundlæggende elementer, som er nødvendige for alle uddannelsesinstitutioner. Dertil kommer en tilpasning til den enkelte institution, som afhænger af de lokale ønsker og muligheder.

”Universiteter er komplekse. Der er rigtig mange forskellige parametre, national og international lovgivning, lokale prioriteringer, forskellige karakterskalaer og så videre, og derfor bliver systemer, der kan håndtere det også komplekse. Vores fornemmeste opgave er at gøre det komplekse enkelt at bruge, både for dem, der bruger systemet ofte, og for dem, der bruger det meget sjældent,” forklarer Henrik Løvig.

AU og UNIwise er i tæt dialog om at få problemerne løst, og Trine Kvitzau er fortsat tryg ved WISEflow som system og UNIwise som leverandør.

”Der er tale om en professionel leverandør, som grundlæggende leverer et udmærket system. Brugerfladen for bedømmere er i den seneste version kritisabel, men problemer bliver løst, og det er vi tilfredse med,” siger Trine Kvitzau.

Før i tiden udviklede universitetet selv de nødvendige systemer, men sådan er det ikke længere. I dag køber universitetet standardsystemer, der kan bruges mange steder. Det betyder, ifølge Trine Kvitzau, at prisen falder og funktionaliteten stiger, mens universitetets rolle i høj grad bliver at være i dialog med leverandøren om de specifikke, lokale ønsker.

Klart flest udfordringer på AU

Den nye version af bedømmerværktøjet er rullet ud til alle brugere af WISEflow, men uden at det, ifølge Henrik Løvig, har givet anledning til nær så kraftig kritik andre steder.

”Flere kunder har taget godt imod ændringerne, der adresserer konkrete forbedringsønsker fra dem, men vi tager naturligvis AU's feedback alvorligt og bruger den aktivt i det forbedringsarbejde, der kommer alle kunder til gode. 

WISEflow blev implementeret på Aarhus BSS i 2012, og siden 2023 løbende på resten af universitetet. Trine Kvitzau fortæller, at WISEflow faktisk er blandt de systemer, der er implementeret med færrest problemer.

Arbejdet med at rette op på udfordringerne er i fuld gang hos UNIwise, og administrerende direktør Henrik Løvig lover, at opgaven har højeste prioritet i de kommende måneder.

”Vi skal have antallet af klik ned, og så skal det selvfølge være muligt at navigere og finde de ting, man skal bruge i systemet. Når vi får det på plads, er vi kommet langt,” siger han.