Studieadministrationen på AU's campus i Emdrup lukker – 12 stillinger flytter til Aarhus

Fra 1. maj 2023 vil studieadministrationen ikke længere være permanent at finde på Aarhus Universitets campus i Emdrup, hvor en del af DPU – Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse holder til. Administrationscenter Arts, som studieadministrationen hører under, har nemlig besluttet at samle alle medarbejdere i Aarhus. Det betyder, at 12 medarbejdere netop har fået at vide, at de fra maj vil få arbejdssted i Aarhus – og hvis ikke de takker ja til at flytte med, vil de blive sagt op.

Baggrunden for beslutningen er ifølge administrationschef ved Arts, Ole Jensen, at ledelsen ønsker at ”robustgøre” organisationen til de fremtidige udfordringer for studievejledningen. Konkret forventer ledelsen en række omstillingsopgaver som følge af dimensioneringen af uddannelser, der resulterer i færre studerende, og som følge af indfasningen af det kommende studieadministrative system, som tager over efter STADS.

”Det vil kunne gøres mere koordineret og effektivt i en fysisk samlet organisation, hvor videndeling og sidemandsoplæring kan foregå lettere i dagligdagen," siger Ole Jensen.

Dropper samarbejde med landets øvrige universiteter: AU går enegang i jagten på erstatning for forældet studieadministrationssystem

I siger med andre ord, at det er mere væsentligt at sidde tæt på kollegerne end tæt på brugerne?

”Ja. For sådan er det sådan set også i dag. De fleste studieadministrative opgaver løses digitalt, og meget samarbejde foregår virtuelt. Så der vil egentlig ikke være en forandring i forhold til måden, det foregår på nu. Driften, herunder eksempelvis sagsbehandling af eksamensklager og dispensationsansøgninger, er på flere måder tilrettelagt, så det ikke betyder helt så meget at være fysisk tæt på brugerne,” siger Ole Jensen og peger på, at ledelsen derimod finder det centralt at styrke muligheden for samvær og samarbejde medarbejderne imellem for at sikre sammenhæng i det studieadministrative arbejde.

”Jeg ved godt, at modargumentet vil være, at vi under corona netop lærte at mestre at arbejde virtuelt på distancen. Det har vi som ledelse også rost medarbejderne for. Men til det vil jeg sige, at vi under coronanedlukningerne håndterede det nødvendige og fik det til at fungere. Nu skal vi fortsætte udviklingen af studieadministrationen, og der mener vi i ledelsen, at man står stærkere ved at have fysisk samling på den organisatoriske enhed,” siger Ole Jensen.

Jeg vender lige tilbage til brugerne – for umiddelbart virker det til at være en forringelse af studiemiljøet – eller vil brugerne mærke en forbedring af servicen, ved at I omorganiserer?

”Det er intentionen, at brugerne ikke vil mærke nogen ændring i forbindelse med samlingen af de studieadministrative aktiviteter. Men på sigt vil de muligvis mærke, at betjeningen bliver en del af en mere robust studieadministration, hvilket blandt andet kunne udmønte sig i hurtigere svar. Det billede, vi har, er at der på de fleste områder ikke er et stort behov hos brugerne for fysisk kontakt med studieadministrationen, hverken i Aarhus eller i Emdrup,” siger Ole Jensen.

Direkte adspurgt om omrokeringen er en spareøvelse, svarer Ole Jensen:

”Nej. Begrundelsen er faglig og strukturel.”

Studerende: Tag os med på råd, når I forringer vores studiemiljø

Både studerende og medarbejdere i studieadministrationen har svært ved at få øje på nødvendigheden af at samle alle studieadministrative medarbejdere i Aarhus.

Rune Bak er medlem af forretningsudvalget for De Studerendes Råd (DSR), som er et fagråd under Studenterrådet, der varetager DPU-studerendes interesser. Han fortæller, at de studerende er pikerede over udsigten til ikke længere at have en studieadministration på campus – og ikke mindst, at de ikke er blevet inddraget i processen.

Men som det er i dag, er der jo kun træffetid for fysiske henvendelser én gang om ugen i Emdrup – og der vil jo fortsat blive sendt studieadministrative medarbejdere til Emdrup, så hvordan forventer I konkret ringere service?

”På administrative kerneområder vil studieadministrationen nok godt kunne levere den service, de har kunnet levere indtil videre. Det, jeg er særligt bekymret for at miste, er den lokalt forankrede viden hos Arts Karriere og Studievejledningen, som vi også trækker på i undervisningen og ved karriere- og vejledningsarrangementer,” siger Rune Bak og peger på, at det vil kræve mange ressourcer i rejsetid og rejseomkostninger, når den opgave fremadrettet skal varetages af en medarbejder fra Aarhus.

”Jeg er bekymret for, at vi mister en masse af den lokale knowhow om uddannelserne i Emdrup, hvis medarbejderne i Emdrup ikke vælger at flytte til Aarhus,” siger Rune Bak.

Et andet bekymringspunkt er, at de studerede, der er ansat til at varetage den studenterdrevne del af studievejledningen, fremover vil have ringere muligheder for sparring fra studieadministrative medarbejdere i dagligdagen, når de ikke som i dag blot kan åbne en dør og spørge. Derved vil studievejledningen kunne blive forringet af for eksempel længere svartider.

Han finder det samtidig stærkt kritisabelt, at de studerende ikke er blevet inddraget i en proces, der på den måde har indvirkning på deres studiemiljø.

Det her vedrører os studerende meget direkte, og jeg havde derfor forventet, at ledelsen ville række ud til os og bede om vores holdning.

”Jeg ville ønske, at DSR som fagråd for et helt institut var blevet orienteret. For vi vil gerne være konstruktive. Jeg synes, det er ubehageligt, at vi nu er tvunget til at respondere på bagkant af en beslutning og gå på barrikaderne. Jeg er med på, at der er fortrolighed om disse processer, men det her vedrører os studerende meget direkte, og jeg havde derfor forventet, at ledelsen ville række ud til os og bede om vores holdning eller en skriftlig reaktion,” siger Rune Bak.

Denne holdning deler Artsrådet.

”Nedlukningen af studieadministrationen i Emdrup er en forringelse af studiemiljøet og studiekvaliteten – og at beslutningen er truffet, uden at de studerende er taget med på råd, er stærkt kritisabelt,” siger Sigurd Hansen, der er forperson for Artsrådet.

Administrationschef: Det får ikke praktisk betydning for studerende

Ole Jensen bekræfter, at de studerende ikke er taget med på råd i processen.

”Det har vi ikke gjort ud fra den overvejelse, at beslutningen ikke vil få praktisk betydning for de studerende. Understøttelsen er den samme, der sker ikke forringelser af servicen.”

De studerende giver udtryk for, at det betyder noget, at der findes studieadministrative medarbejdere på campus – de betragter det som en forringelse …

”Man vil også fremover kunne møde studieadministrative medarbejdere på campus i Emdrup. Vi har endnu ikke drøftet med instituttet, konkret hvordan det kommer til at foregå. Men som sagt viser erfaringen, at der sådan set ikke er behov for en konstant fysisk tilstedeværelse af administrative medarbejdere,” siger Ole Jensen. Han tilføjer, at de studerende, hvis de foretrækker det, også fremover vil kunne lave aftaler om at mødes fysisk med en administrativ medarbejder, de dage hvor medarbejderne er til stede på campus. 

Medarbejder: Kan ikke følge ledelsens begrundelse

Henrik Christensen er studiekoordinator ved Administrationscenter Arts i Emdrup og en af de 12 medarbejdere, der i sidste uge fik at vide, at deres stilling skal flyttes til Aarhus som følge af omstruktureringen. For ham betyder beslutningen, at han efter ti år ved Aarhus Universitet nu skal se sig om efter et nyt arbejde.

Jeg har ikke brugt fem minutter på at overveje at flytte med.

”Jeg har ikke brugt fem minutter på at overveje at flytte med. Det er simpelthen ikke muligt for mig at rykke teltpælene op her på Sjælland for at etablere mig i Aarhus. Jeg har så høj en alder, at jeg ikke bare lige kan gå ud og få et realkreditlån til at købe et hus for, og min kone har job på Sjælland,” siger han og understreger, at han intet har imod Aarhus.

”Jeg har familie i byen og er kommet i Aarhus hele mit liv, det er en skøn by – men det er ikke praktisk muligt for mig at flytte til byen på nuværende tidspunkt i mit liv.”

På spørgsmålet om, hvordan han har det med at skulle stoppe som følge af omorganiseringen, svarer han:

”Det er frustrerende – jeg er vred.”

Det, der går ham mest på, er, at han ikke kan finde mening i ledelsens begrundelse for, at det er nødvendigt at samle de studieadministrative medarbejdere i Aarhus.

Ledelsens hovedargument om, at nærhed til kollegerne er tvingende nødvendigt, for at vi kan løse vores arbejde, køber jeg simpelthen ikke, for det er ikke det, vi oplever.

”Jeg synes, den er selvmodsigende. Først får vi ros for at have løst vores arbejde via digitale platforme under nedlukningen. Og nu er det den digitale udvikling, der gør, at det er nødvendigt at samle os i ét team, for at vi kan løse opgaverne. Ledelsens hovedargument om, at nærhed til kollegerne er tvingende nødvendigt, for at vi kan løse vores arbejde, køber jeg simpelthen ikke, for det er ikke det, vi oplever som medarbejdere,” siger han og understreger, at han allerede i dag har et glimrende samarbejde, sparring og kollegial forbindelse til sine kolleger i Aarhus – også selvom de til daglig befinder sig på den anden side af Storebælt.

Han mener, lukningen af studieadministrationen vil være et tab for både studerende og ansatte ved AU’s campus i Emdrup. Det, der bekymrer ham mest i forhold til den fremtidige betjening af brugerne, er, at han ikke forventer at være den eneste af de 12 medarbejdere i Emdrup, der ikke ønsker at flytte med til Aarhus.

”Mine kolleger i Aarhus er lige så dygtige som os i Emdrup. Men vi besidder en uddannelsesspecifik indsigt og har en historik fra Campus Emdrup – og den viden skal opbygges, hvis mange af os ikke rejser med.”

Samtidig har han oplevelsen af, at ledelsen indtil videre ikke har imødekommet medarbejderne, når de har fremlagt alternative modeller, der ville gøre det attraktivt for nogle medarbejdere at overveje at flytte med til Aarhus.

”Vi har blandt andet foreslået en fire-dages arbejdsuge i Aarhus og en enkelt hjemmearbejdsdag, men det afviser ledelsen, og det forekommer rigidt,” siger Henrik Christensen.

”Få argumenter er umulige at sætte spørgsmålstegn ved”

At flere medarbejdere har svært ved at følge ledelsens argumentation, er administrationschef Ole Jensen klar over.

Det, vi står overfor nu, handler om at udvikle og tilpasse organisationen.

”Der er en vis uforståenhed fra medarbejderside, fordi tingene jo har fungeret hidtil og under corona. Men det, vi står overfor nu, handler om at udvikle og tilpasse organisationen. Her er det en styrke at sidde samlet. Det viser lignende organisationsændringer på Aarhus Universitet og andre steder. Når det er sagt, er der få argumenter, som det vil være totalt umuligt at sætte spørgsmålstegn ved,” siger Ole Jensen og giver også udtryk for, at han har forståelse for, at det er en svær beslutning, ledelsen stiller medarbejderne overfor.

”Det er et svært skifte at lave, når man har familie – og for dem, der ikke kan følge med til Aarhus, håber jeg, at der hurtigt opstår nye muligheder; arbejdsmarkedet er heldigvis ikke stivnet.”

Medarbejderne har foreslået en fire-dages arbejdsuge i Aarhus i kombination med én arbejdsdag på Sjælland. Hvorfor kan det ikke være en løsning?

”Det er korrekt. Det er et spørgsmål, vi drøfter i LSU (det lokale samarbejdsudvalg, red.) , og som jeg ikke ønsker at kommentere yderligere i medierne, så længe behandlingen pågår," siger Ole Jensen.

Er du bekymret over udsigten til, at ikke alle flytter med over Storebælt?

”Det har vi ikke forholdt os til. Jeg ser da helst, at alle eller mange flytter med, men har forståelse for, at det kan være en udfordring.”

I øjeblikket er der kvalificeret ansættelsesstop på Aarhus Universitet året ud, men hvis det fortsætter, hvordan vil billedet så være for de medarbejdere i Aarhus, hvis dele af kollegerne i Emdrup ikke følger med?

”Der er dekanen, der kan dispensere fra ansættelsesstoppet, og han træffer en konkret afgørelse i hver situation. Men det er klart, at kan vi ikke få lov at oprette nye stillinger i en situation, hvor der ikke er nok medarbejdere, så kan vi blive nødt til at prioritere opgaverne anderledes eller stille projekter i bero.”

De 12 medarbejdere har frem til 23. oktober til at overveje, om de vil flytte med til Aarhus. Takker de nej, vil de blive afskediget i overensstemmelse med deres anciennitet, det vil sige i løbet af 3-6 måneder. Den 1. maj 2023 flytter de tilbageværende medarbejdere til Aarhus. 

Korrekturlæst af Charlotte Boel