Tilbage på kontoret i en sky af håndsprit

”Skal du lige have dåben?”  

Peter Bruun Nielsen, der er vicedirektør i AU IT, havde sammen med de øvrige it-chefer fundet afdelingens store dannebrogsflag frem og bød medarbejderne velkommen tilbage på kontoret i Helsingforsgade med et spray håndsprit og en slikpose. 

”Nu må vi se, hvor mange der kommer i dag. Men de første medarbejdere var allerede mødt, da jeg kom kl. 6.30,” fortæller han. 

Peter Bruun Nielsen har ladet det være op til den enkelte medarbejder i samarbejde med nærmeste leder at vurdere, hvornår medarbejderen skal møde op på Helsingforsgade igen. Og tre medarbejdere kan slet ikke møde på arbejde endnu, da de befinder sig på Sjælland, som ikke er omfattet af genåbningen. 

Jakob Bo Kristensen (tv.), der er it-konsulent i administrative applikationer, får en corona-hilsen af vicedirektør i AU IT, Peter Bruun Nielsen. Foto: Roar Lava Paaske

Har savnet sin cykeltur

Birthe Hestbæk, der er it-arkitekt, sætter cyklen fra sig lidt over otte.

”Den cykeltur har jeg savnet!”

”Har du haft det godt?” spørger Peter Bruun Nielsen. 

”Ja tak, det er gået fint.”

Birthe Hestbæk, der også er arbejdsmiljørepræsentant, hentede umiddelbart efter nedlukningen sin kontorstol og sin skærm for at kunne arbejde komfortabelt fra sit hjemmekontor. Hun endte også med at købe et hæve-sænke-skrivebord. 

Hun har glædet sig til at komme ind på kontoret igen.

”Og jeg ville også som arbejdsmiljørepræsentant se, hvordan det fungerer med retningslinjerne. Men jeg tror, jeg cykler hjemad igen ved middagstid for at få en blød overgang fra livet på hjemmekontoret. Og jeg forventer, at jeg fremover vil arbejde mere hjemmefra end tidligere. For det gav en god arbejdsro. Spørgsmålet er så, om det netop har fungeret godt at arbejde hjemmefra, fordi alle var hjemsendte. Det må vi se.” 

Birthe Hestbæk, der er it-arkitekt, var glad for at være tilbage på kontoret på Helsingforsgade. Foto: Roar Lava Paaske

Pladsbegrænsning i frokoststuen

Indenfor er alt, som det plejer. Næsten. For der er håndsprit på skrivebordene og plancher med retningslinjerne for god hygiejne og afstand. Og i frokoststuen må der nu maks. opholde sig 36 medarbejdere; derfor er hver anden stol spærret med rødt og hvidt plastikbånd. 

Hver anden stol er spærret i frokoststuen hos AU IT, og bordene er forsynet med solide mængder håndsprit. Foto: Roar Lava Paaske 

Peter Bruun Nielsen hørte første gang om genåbningen torsdag i sidste uge og tog ind på kontoret søndag for at vurdere, om det rent praktisk ville være muligt at lade medarbejderne møde på kontoret onsdag. 

”Jeg var rundt i alle lokaler for at se, om det var forsvarligt for medarbejderne at vende tilbage, og om der var udfordringer i forhold til at følge sundhedsmyndighedernes råd. Og også for selv lige at vænne mig til tanken om, at nu er det nu.”

Vi skal ikke have et 50 meter langt dokument med instrukser

Mandag var han til møde med de øvrige ledere i enhedsadministrationen (LEA), og samme dag holdt han også møde med det lokale samarbejdsudvalg og det lokale arbejdsmiljøudvalg i AU IT om genåbningen.

”Der var bred enighed om, at vi ikke skulle have et 50 meter langt dokument med en masse instrukser. Det er vigtigt, at det bliver et individuelt ansvar at overholde retningslinjerne – det er noget, vi hver især skal tage på os og hjælpe hinanden med. Og der skal være plads til at begå fejl.” 

Support efter aftale og udstyr med posten 

Peter Bruun Nielsen forventer ikke, at genåbningen giver nævneværdige udfordringer for afdelingen. 

”I forhold til it-supporten fortsætter vi den procedure, der har været gældende under nedlukningen, hvor man kun må møde op i supporten efter aftale. Og vi arbejder også på at få mulighed for at sende udstyr med intern post, så medarbejderne ikke behøver møde op her på Helsingforsgade for at få det udleveret,” siger han.

Vi kan klare os uden bygningerne, men ikke uden it

På spørgsmålet om, hvilke erfaringer fra nedlukningen af universitetet han synes, det er værd at tage med videre i den hverdag, der skal til at forme sig nu, svarer han:

”Det er en vigtig erfaring, at vi har været i stand til at drive universitetet videre uden at være til stede i bygningerne. Man vil ikke kunne forestille sig det modsatte – at man fjernede al it-understøttelsen, og vi skulle klare os kun ved at være til stede i bygningerne.”

Vores arbejdsliv er forandret 

Peter Bruun Nielsen forventer, at nedlukningen og de erfaringer, som både den enkelte medarbejder og organisationerne har gjort sig i perioden, fremover vil forandre måden, vi indretter vores arbejdsliv på.

”Det har også vist sig at være effektivt at holde virtuelle møder. Og at det at arbejde hjemmefra kan noget både i forhold til sparet transporttid og i forhold til at fordybe sig. Personligt kommer jeg til at tænke mig om en ekstra gang, før jeg sætter mig ind i et tog for at tage til et to-timers møde i København. I langt de fleste tilfælde vil det jo være unødvendigt at bruge tid og CO2 på.”

It-porteføljechef Kristine Stougård Thomsen (th.) uddelte håndsprit og slik til medarbejderne fra AU IT, der mødte ind på Helsingforsgade onsdag morgen. Foto: Roar Lava Paaske

Genåbning bliver en glidende overgang på Nat-Tech 

Ved Administrationscenter Nat-Tech vil genåbningen også foregå som en glidende overgang i løbet af en til to uger, fortæller administrationschef Niels Damgaard Hansen. 

”Vi er 400 medarbejdere i administrationscentret, og ikke alle har mulighed for at møde ind fra i dag. Det er de enkelte afdelinger, der planlægger, hvordan de bedst vender tilbage til arbejdet på AU,” siger han.

”Vi har også omkring 30 medarbejdere på Sjælland, hvoraf omkring de 20 endnu ikke kan møde på arbejde. Og dertil kommer, at to af vores afdelinger står for at skulle flytte.” 

Vi skal lytte til bekymringer

Niels Damgaard Hansen fortæller videre, at han blev lige så overrasket som de fleste andre over at kunne vende tilbage til AU allerede i slutningen af maj. Han forventede, at nogle ville komme tilbage før sommerferien, men at medarbejderne i administrationscentret først fuldtalligt ville være tilbage på campus efter sommerferien.  

”Jeg havde lagt mærke til, at der var et vist pres på regeringen for at åbne mere op, men jeg troede ikke, at det ville gå så hurtigt.”

Niels Damgaard Hansen, administrationschef ved administrationscenter Nat-Tech. Arkivfoto: Roar Lava Paaske

Han er også på det rene med, at det kan give anledning til bekymring hos nogle medarbejdere at skulle forlade det isolerede hjemmekontor og møde på arbejde og dele både kaffemaskine og toiletter med kollegerne.  

”Nogle er bekymrede, måske fordi de er særligt udsatte – eller er i familie med særligt udsatte – og vi skal lytte til, hvad der skal til, for at de kan føle sig trygge ved at vende tilbage. Den omsorg skal vi vise. Men omvendt må vi også tage udgangspunkt i, at Sundhedsstyrelsen har vurderet, at det er uproblematisk at møde på arbejde, hvis man følger retningslinjerne.” 

Han fortæller videre, at han også har kolleger, der nærmest ikke kan vente med at komme tilbage til deres kontor på AU.

”Jeg fik en mail fra en kollega torsdag morgen kl. 05.37. Hun havde lige set nyheden om den udvidede genåbning og var særdeles tilfreds med udsigten til snart at vende tilbage på arbejde,” fortæller Niels Damgaard Hansen.

En anderledes hverdag 

Det bliver en anderledes hverdag, nu hvor arbejdslivet vil være præget af krav om afstand og ekstra rengøring, siger Niels Damgaard Hansen.

”I vores it-helpdesk skal medarbejderne have adgang til handsker, og vi får også sat plexiglasplader op som afskærmning. Men ellers bliver det en proces, hvor medarbejderne bliver involveret og får ejerskab. Vi skal vænne os til retningslinjerne, og jeg har ingen forventning om, at alt kører 110 procent fra dag ét.”

De to måneder med hjemmearbejde har ifølge Niels Damgaard Hansen også givet nogle erfaringer, som det er værd at forsøge at implementere i den nye hverdag.

”Vi har fået nogle gode digitale værktøjer, som vi kommer til at bruge meget mere. For eksempel vil jeg selv bruge videokonferencer i større omfang end før. Jeg har tidligere kørt rundt til vores forskellige filialer, og nogle af de ture kan afløses af et møde via Zoom. Men omvendt har nedlukningen også vist, hvor vigtige relationer er, og det er langt fra alle møder, der bør omlægges til virtuelle møder,” siger han. 

Niels Damgaard Hansen stod ikke klar med rundstykker eller konfetti for at tage imod de medarbejdere, der mødte ind onsdag morgen.

”Vi gør ikke noget stort nummer ud af det. Men jeg glæder mig meget til at gå rundt på kontorerne med min kaffekop og byde folk velkommen tilbage,” siger Niels Damgaard Hansen.

Strøm til kaffemaskinen

Og kaffe, det skal der til, for selvom det er vigtigt med håndsprit inden for rækkevidde, er det kaffekoppen, vi rækker ud efter, når vi skal catche up efter to en halv måned på distancen. Derfor har vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen da også været med til at sikre, at der igen er sat strøm til kaffemaskinerne i AU Økonomi og Bygninger. 

Niels Jørgen Rasmussen, vicedirektør i AU Økonomi og Bygninger. Arkivfoto: Lars Kruse

Men det er nu ikke, fordi der har været kø ved kaffemaskinerne, da det er de færreste af de i alt 140 medarbejdere, der er mødt op i dag, og Niels Jørgen Rasmussen forventer heller ikke, at det sker i morgen.

”Det er vigtigere, at det her sker sikkert end hurtigt. Vi er vel i alt 20, der er mødt ind i dag, og der kommer nok en sjat mere i morgen. Og lidt flere i næste uge, som jo er en kort uge, så jeg forventer, at vi er henne omkring mandag 8. juni, før vi er oppe på noget, der minder om en normal bemanding,” siger Niels Jørgen Rasmussen.

Blandede følelser i spil 

Niels Jørgen Rasmussen blev i lighed med Peter Bruun Nielsen og Niels Damgaard Hansen ret overrasket over meldingen om, at administrative og tekniske medarbejdere nu kunne vende tilbage til universitetet. Og også han har forståelse for, at der kan være blandede følelser i spil i forhold til at vende tilbage til en hverdag med blandt andet kontakt med mange kolleger. 

”Nogle kan være sårbare, fordi de hører til i en risikogruppe, og andre er bekymrede for at komme til at smitte nogen i deres familie efter i så lang tid at have holdt sig for sig selv for at undgå smittespredning. Og der vil vi udvise konduite, så er man i en risikogruppe, eller er man bange for at komme til at smitte sin gamle mor, finder vi en ordning,” siger Niels Jørgen Rasmussen, som også fortæller, at emnet mandag blev drøftet i de lokale samarbejdsudvalg.

Også det rent praktiske med at sikre forsvarlige forhold for en tilbagevenden er der ved at være styr på i Økonomi og Bygninger. 

”Vi har fået sat skilte op med maks. antal deltagere i de forskellige møderum, givet besked om, at kun hver anden stol må bruges i lokalerne, og at man skal spritte overflader af, inden man forlader lokalet efter et møde. Desuden har vi bedt medarbejderne om at sikre rengøring og udluftning på kontorerne, nu hvor der kun bliver gjort rent én gang om ugen.”

Niels Jørgen Rasmussen behøver nu ikke selv fare rundt med håndspritten lige i dag, da det kun er ham og hans sekretær, der er på arbejde på etagen.

”Ja, her er lidt stille.”